November diperingati sebagai Bulan Mutu Nasional. Melalui momentum ini, Badan Standardisasi Nasional (BSN) mendorong kesadaran akan pentingnya mutu dan penerapan standar. Bagi organisasi, semangat tersebut dapat diterjemahkan menjadi perhatian pada bagaimana mutu dijaga dalam pekerjaan sehari-hari, termasuk pekerjaan yang melibatkan pemasok dan vendor.
Ketika sebuah pekerjaan diserahkan kepada pihak lain, pelanggan tetap menilai hasil akhirnya sebagai tanggung jawab organisasi yang mereka percaya, bukan kepada pihak yang menerima alih daya. Komponen yang cacat atau layanan yang terhenti bisa langsung merusak kepercayaan tersebut. Karena itu, pemastian mutu perlu menjangkau pekerjaan pemasok dan mitra.
Manajemen risiko pihak ketiga (third-party risk management) adalah pengelolaan risiko yang timbul dari hubungan dengan pemasok, kontraktor, penyedia jasa, dan mitra lainnya. Dalam konteks mutu, perhatian utamanya adalah memastikan hasil pekerjaan memenuhi persyaratan dan setiap penyimpangan ditangani sebelum berdampak pada pelanggan.
Pelajaran Boeing tentang Kendali Mutu dalam Rantai Pasok
Pada 5 Januari 2024, panel penutup pintu atau door plug Boeing 737-9 yang dioperasikan Alaska Airlines terlepas saat penerbangan. Investigasi National Transportation Safety Board (NTSB) menemukan empat baut penahan panel tidak terpasang.
Badan pesawat dipasok oleh Spirit AeroSystems. Di fasilitas Boeing, panel dibuka untuk memungkinkan perbaikan paku keling oleh personel Spirit. Namun, catatan pembukaan yang diwajibkan tidak dibuat. Akibatnya, inspeksi pemastian mutu atas penutupan kembali panel tidak dilakukan. NTSB menetapkan kegagalan Boeing memberikan pelatihan, panduan, dan pengawasan yang memadai sebagai penyebab paling mungkin insiden tersebut.
Jika dilihat dari perspektif risiko pihak ketiga, kasus ini memperlihatkan pentingnya kendali pada pekerjaan yang melibatkan beberapa organisasi. Ada komponen yang diterima, ketidaksesuaian yang ditemukan, pekerjaan ulang, lalu verifikasi sebelum proses dilanjutkan. Setiap perpindahan pekerjaan membutuhkan penanggung jawab dan bukti penyelesaian yang jelas.
Bagi organisasi pengguna jasa, Pelajaran dari kasus tersebut adalah Organisasi perlu menetapkan mekanisme siapa yang memastikan pekerjaan vendor sudah sesuai, terutama ketika ada perubahan atau perbaikan.
Dari Persyaratan Mutu ke Keputusan Sehari-hari
Pengelolaan risiko pihak ketiga dimulai saat organisasi menentukan pekerjaan yang akan diserahkan dan konsekuensi jika pekerjaan itu gagal. Besarnya risiko kemudian menjadi dasar untuk memilih pemasok, menetapkan persyaratan, dan menentukan kedalaman pemeriksaan.
Vendor yang memasok komponen kritis, misalnya, membutuhkan pengawasan yang berbeda dari penyedia perlengkapan kantor. Jika terjadi pekerjaan ulang, organisasi perlu menetapkan siapa yang menyetujuinya, apa yang harus diuji kembali, dan siapa yang berwenang menyatakan hasilnya dapat diterima. Dengan begitu, laporan pekerjaan selesai memiliki dasar yang bisa diperiksa.
Pendekatan ini sejalan dengan ISO 31000:2018, yang menempatkan manajemen risiko dalam tata kelola, perencanaan, dan pengambilan keputusan organisasi. Pemastian mutu menjadi lebih kuat ketika risiko dipertimbangkan sejak pekerjaan direncanakan hingga hasilnya diterima.
Kompetensi Manajemen Risiko Sesuai Kewenangan
Keputusan tersebut membutuhkan orang yang memahami risiko dalam lingkup tugasnya. Staf penerima barang perlu mengenali dan melaporkan ketidaksesuaian. Penyelia perlu menelaah temuan dan menindaklanjutinya. Manajer menentukan penanganan dalam kewenangannya, sedangkan pimpinan menetapkan arah, menyediakan sumber daya, dan memastikan pengawasan berjalan.
Karena itu, kompetensi manajemen risiko perlu dimiliki setiap pihak sesuai tanggung jawab dan kewenangannya, termasuk mereka yang bekerja di pengadaan, operasi, dan pemastian mutu.
LPK MKS (Lembaga Pelatihan Kerja Mitra Kalyana Sejahtera) mendukung pengembangan kompetensi tersebut melalui pelatihan manajemen risiko berbasis SNI ISO 31000. Di MKS, kebutuhan kompetensi dipetakan ke dalam lima skema sertifikasi berikut.
| Skema | Sasaran peran |
| QRMO — Qualified Risk Management Officer | Staf yang mendukung pelaksanaan proses manajemen risiko. |
| QRMA — Qualified Risk Management Analyst | Penyelia, asisten manajer, dan analis risiko. |
| QRMP — Qualified Risk Management Professional | Manajer atau pimpinan unit kerja. |
| QCRO — Qualified Chief Risk Officer | Manajemen senior, termasuk GM/VP. |
| QRGP — Qualified Risk Governance Professional | Direksi dan komisaris. |
Pemilihan skema perlu mempertimbangkan tugas, kewenangan, dan persyaratan peserta. Pelatihan diselenggarakan oleh LPK MKS, sedangkan asesmen sertifikasi dilaksanakan oleh LSP MKS.
Bagi organisasi yang ingin memperkuat pengelolaan risiko pemasok dan pemastian mutu, langkah awalnya dapat berupa pemetaan kebutuhan kompetensi tim. LPK MKS dapat menjadi mitra diskusi untuk menentukan pelatihan yang sesuai dengan peran dan tantangan pekerjaan mereka.